قبل از اینکه به سوال نرم افزار مدیریت پروژه چیست پاسخ دهیم به بررسی فرآیند ها و تاثیر گذاری کنترل پروژه به سازمان و هدف شما خواهیم پرداخت.
به مجموعه ابزارها و روش‌ها‌يي که به کمک آنها مي‌توان مجموعه پروژه‌هاي يک شرکت را بصورت يکپارچه و در حوزه‌هاي مختلفي مانند زمان، هزينه، ريسک، کيفيت و محدوده، مديريت نمود متدولوژي مديريت پروژه سازماني اطلاق مي‌گردد.
در سیستم کنترل پروژه رسام سعی شده است که سیستمی ایجاد شود که بتواند براساس مفاهیم PMBOK و Scrum و To Do List کار کند و از قابلیت موتور گردش کار رسام برای ایجاد فرایندهای مختلف کنترل پروژه استفاده کند.
نرم‌افزار مدیریت پروژه چیست ؟
نرم‌افزار کنترل پروژه و یا نرم‌افزار مدیریت پروژه یک ابزار ضروری برای مدیران پروژه است که موجب ساده‌سازی و کمک به مدیریت کارآمد پروژه‌ها از شروع تا خاتمه با ارائه یک بستر متمرکز می‌‌شود. مجموعه‌ای از عملکردها را در بر می‌‌گیرد که هدف آنها حصول اط‌می‌نان از تکمیل به موقع پروژه‌ها، تطابق با بودجه و استانداردهای کیفی مورد نیاز است. قابلیتهای اصلی چنین نرم‌افزاری شامل ردیابی فعالیتها، مدیریت منابع و بودجه‌بندی است. این نرم‌افزارها عملکرد و پیشرفت پروژه را در زمان واقعی نمایش می‌‌دهند و مدیران پروژه را برای اخذ تص‌می‌مات آگاهانه‌تر، تواناتر می‌‌کنند.
بهترین نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی چیست؟
با بررسی های گسترده در این زمینه و تست تمامی نرم افزار های مدیریت پروژه ایرانی به این نتیجه رسیدیم کهبهترین نرم افزار مدیریت پروژه فارسی که برای تمام نیاز های سازمان ها و شرکت های داخلی است متناسب و کاربردی است و برای همین نیاز هم بومی سازی شده است، نرم افزار جامع رسام ای ار پی است، نرم افزار جامع رسام ERP با ماژول تکمیل مدیریت پروژه است. با خرید این نرم افزار به هیچ نرم افزار دیگری برای سازماندهی شرکت خود نیازی نخواهید داشت.
یک نرم افزار مدیریت پروژه با کیفیت و کارایی بالا باید چه قابلیت هایی داشته باشد ؟
- امکان تشکیل EPMO (دفتر مدیریت پروژه سازمانی)
- امکان برنامه‌ریزی و بودجه بندی سازمانی ( محور-برنامه-پروژه )
- امکان محاسبه بهای تمام شده و بهای در لحظه برای پروژه
- امکان مدیریت وظایف روزانه (متدلوژی TO DO LIST)
- امکان تعریف ماتریس‌های FBS و PBS
- امکان برقراری ارتباط دوجانبه با نرم‌افزارهای MSP و اکسل
- امکان ارتباط کامل با سیستم مدیریت اسناد و دانش سازمانی
- امکان تعریف گردش‌های مختلف برای فعالیتها
- امکان برنامه‌ریزی نیازمندی‌های مواد برای پروژه و ایجاد درخواست خرید
- امکان ثبت اسناد مالی و شناسایی کلیه عوامل هزینه ای به ریز فعالیت
- امکان تعریف، کنترل و مدیریت بودجه پروژه در تمامی سطوح
- امکان ثبت زمان‌های پیش بینی و واقعی برای فعالیتها
- امکان تعریف محدودیت برای افراد در دسترسی به سطوح پروژه
- امکان تایید کار انجام شده و تعیین درصد واقعی میزان پیشرفت
- امکان ارتباط با ماژول ورود و خروج پرسنل
- امکان تهیه گزارشات مختلف بر اساس نیاز
- امکان تعریف ساختار شکست کار برای پروژه‌ها
- امکان تعریف خط مبنا برای ارزیابی عملکرد افراد و تیم‌ها
- امکان تعریف و تخصیص منابع به فعالیتها
- تقویم کاملا فارسی/انگلیسی بدون نیاز به افزونه
تفاوت نرم افزار کنترل پروژه msp و نرم افزار کنترل پروژه رسام چیست ؟
نرم‌افزار MSP یکی از نرم‌افزارهای کنترل پروژه قوی، پرکاربرد و مرجع در زمینه مدیریت پروژه‌هاست که با بهره‌مندی از رابط کاربری یکسان با مجموعه نرم‌افزارهای OFFICE شروع کنترل پروژه با آن را بسیار ساده کرده است در کنار قابلیتها و توانمندی‌های بسیار زیاد نرم‌افزار MSP می‌توان ویژگی‌ها و انتظاراتی را بر شمرد که برای مدیریت جامع سازمانی مورد نیاز هستند ولی در این نرم‌افزار پیش‌بینی نشده‌اند از آن جمله امکان تعیین نیازمندی مواد (MRP)، ایجاد گردش کار برای فعالیتها، امکان ارتباط با سیستم‌های حضور و غیاب، یکپارچگی با سیستم‌های مالی/حسابداری و …. نرم‌افزار کنترل پروژه رسام با بکارگیری قابلیتهای و توانمندی‌های پرکاربرد نرم‌افزار کنترل پروژه MSP و ایجاد یکپارچگی کامل با سایر سیستم‌ها همانند BPMS، MRP و … و همچنین داشتن تقویم فارسی به یک نرم‌افزاری که مورد نیاز مدیران پروژه و مدیران ستادی برای پیشبرد کارها و فعالیتها تبدیل شده است.
روش های شناخت بهترین نرم افزار کنترل پروژه ایرانی
برای تعیین و شناخت بهترین نرم‌افزار کنترل پروژه ایرانی می‌بایست علاوه بر قابلیتها و ویژگی‌های نرم‌افزار به نیازمندی استفاده کنندگان نیز توجه شود. نیاز یک فریلنسر یا کسب و کار کوچک برای مدیریت وظایف و پروژه‌های شخصی‌اش با نیاز یک سازمان بزرگ با هزاران نفر کارمند بسیار تفاوت دارد. به همین دلیل برای شناخت بهترین نرم‌افزار کنترل پروژه فارسی می‌بایست دو عامل اساسی مد نظر قرار گیرند.
عامل اول در شناسایی بهترین نرم‌افزار کنترل پروژه ایرانی شناخت نسبی نیازمندی و اهداف بلند مدت سازمان است. شاخص‌های مهم:
- تعداد، تنوع و پیچیدگی پروژه‌ها
- عوامل محدود کننده و الزامات قانونی
- ریسک‌ها و خطرات پروژه
- تعداد کاربران و عوامل فرهنگی برخواسته از آن
- ساختار و عوامل تاثیرگذار در تصمیم‌گیری
- موقعیت سازمان در نمودار رشد
- سامانه های نرم‌افزاری موجود در سازمان
- میزان ارزشمندی و ارزش‌گذاری برای اطلاعات
- هدف سازمان از استفاده از نرم افزار کنترل پروژه
عامل دوم: برای انتخاب بهترین و مناسب ترین نرم‌افزار کنترل پروژه برای سازمانتان در گذشته چندان گزینه‌هایی برای انتخاب وجود نداشت ولی با پیشرفت‌های نرم‌افزاری که اتفاق افتاده و تنوع بسیار زیاد در بین نرم‌افزارهای موجود، امروزه برای انتخاب بهترین نرم‌افزار کنترل پروژه گزینه های زیادی موجود هست. بنابراین لازم است حتما باید معیارهای مشخصی برای انتخاب داشته باشید:
- قابلیت ادغام با سیستم‌های موجود: نرم‌افزارهای کنترل پروژه بخش زیادی از داده‌های سازمان مانند فعالیتها، منابع، هزینه‌ها، زمانبندی‌ها، گزارشات و … را در خود ذخیره می‌‌کنند بنابراین لازم است این نرم‌افزار بتواند با سایر نرم‌افزارهای سازمان مانند زنجیره تامین، حسابداری، منابع انسانی و … ادغام و یکپارچه گردند. بعبارت دیگر نرم‌افزار کنترل پروژه باید بتواند با نرم‌افزار ERP سازگاری و در تبادل اطلاعات و یکپارچگی کامل باشد.
- مدیریت هزینه قوی: نرم‌افزار کنترل پروژه باید بتواند امکان بودجه‌بندی، کنترل بودجه، ثبت هزینه‌ها، تعیین معیارها و خط مبنای هزینه‌ی برای پروژه‌ها را داشته باشد.
- مدیریت تغییرات: نرم‌افزار کنترل پروژه باید قابلیت مدیریت تغییرات اعمالی بر پروژه را داشته باشد و تاثیرات آن بر بودجه و زمانبندی را تجزیه و تحلیل کند.
- سفارشی‌سازی: هر سازمانی دارای فرآیندها و عملیات منحصربفردی است که آن سازمان را شکل داده‌اند و نرم‌افزارهایی که در این گونه سازمان‌ها بکار برده می‌شوند می‌بایست قابلیت تطبیق با این فرآیندها و عملیات و قابل سفارشی سازی باشند.
- ارائه گزارشات متنوع و داشبورد آنلاین: نرم‌افزار کنترل پروژه باید بتواند در هر لحظه‌ای آخرین وضعیت فعالیتها، منابع و هزینه‌ها را با شمایل و سطوح مختلف گزارش نماید.
- داشتن سیستم مدیریت دانش و مستندات: یکی از وجوه لازم برای نرم‌افزارهای کنترل پروژه امکان نگهداری و حفظ داده‌ها، اطلاعات و مستندات بوجود آمده در طول پروژه می‌باشد چرا که این داده‌ها منبع بسیار ارزشمندی از اطلاعات هستند که می‌توان در تجزیه و تحلیل روندهای آتی مورد استفاده قرار گیرند.
این پنج ویژگی برتر در انتخاب بهترین نرم‌افزار کنترل پروژه برای یک سازمان نقش اساسی دارند با عنایت به برخورداری نرم‌افزار کنترل پروژه رسام از این پنج ویژگی، به خوبی نشان‌دهنده شایستگی این نرم‌افزار بسیار قدرتمند در مدیریت پروژه‌های سازمانی است.
